همین الان برای دریافت مشاوره رایگان تماس بگیر !

 آیا می خواهید کسب و کار خود را بزرگ و قوی کنید، اما به همان سرعتی که دارید اوضاع پیش نمی رود؟ ممکن است بازار مناسبی را انتخاب کرده باشید و مدل کسب و کار مناسبی را راه‌اندازی کرده باشید، اما اگر کارکنان و سایر جنبه‌های کسب و کارتان سازماندهی نشده باشند، سرعت خود را کاهش می‌دهید.

سازماندهی کارکنان و کسب و کار شما باید بخشی از برنامه رشد شما باشد. این به شما کمک می‌کند تا یک کسب‌وکار مقیاس‌پذیر راه‌اندازی کنید که در زمان‌های رشد، به صورت صحیح رشد کند.
به طور دقیق تر در یک سازماندهی صحیح هیچ تصمیم عجولانه ای گرفته نمی شود، حجم کاری بیش از حد برای کارکنان شما وجود ندارد، و فرهنگ شرکت و مشتریان فعلی شما نباید دچار خدشه شوند: این همان چیزی است که یک کسب و کار مطمئن در آینده به آن نیاز دارد. 
چرا سازماندهی برای رشد حیاتی است؟ بسیاری از شرکت‌ها برای رشد تلاش می‌کنند، اما زمانی که این اتفاق شروع می‌شود، غافلگیر می‌شوند. کارمندان آنها به سختی می توانند حجم کار اضافی را تحمل کنند، زمان انتظار مشتریان خود را افزایش می دهند و سایر فرآیندها را کند می کنند. این نوع رشد شما را در مسیر درست هدایت نمی‌کند و حتی در درازمدت بیشتر ضرر می‌رساند تا سود - شما شهرتی دارید که باید برای کارمندان و بازار هدف خود حفظ کنید. موفق ترین شرکت ها به گونه ای ساخته می شوند که آنها را برای رشد آماده کند. اشتباه نکنید: آنها کارمندی ندارند که منتظر مشتریان جدید بنشینند یا برای سیستم ها یا فضایی که هنوز از آنها استفاده نمی کنند هزینه زیادی پرداخت کنند.

در عوض، آنها انعطاف پذیر هستند و می توانند سریع عمل کنند. آنها فرآیندها و رویه های ساختار یافته ای دارند که به آنها کمک می کند تا زمان خود را برای کارهای مهم آزاد کنند و اتوماسیون حتی بیشتر به آنها کمک می کند. این سازمان ها همچنین بر اساس فرهنگ رشد ساخته شده اند. چشم انداز کسب و کار به وضوح بیان می شود - و همه در هیئت مدیره هستند. نحوه ساختار سازمان و نحوه تنظیم گردش کار به همه این امکان را می دهد که بهترین کار را انجام دهند. هیچ استعداد یا زمانی از دست نمی رود و ارتباط در اولویت است. اگر همه این موارد را در تیم خود دارید و البته یک تجارت و بازار سالم دارید، پس همه مواد لازم برای رشد را جمع آوری کرده اید. 

برای شروع یک آشپزی سازمانی آماده اید؟!

9 راه برای سازماندهی کارکنان و رونق کسب و کار 

اگر رشد کلی در لیست کارهای شما قرار دارد، در اینجا 9 راه برای سازماندهی کارکنان و رشد کسب و کارتان آورده شده است. روش های اشاره شده را در نظر داشته باشید تا یاد بگیرید چگونه تیم خود را سازماندهی کنید و برای مرحله بعدی آماده باشید:

- یک چشم انداز شفاف برای شرکت تنظیم کنید
 -فرهنگ رشد را بین خود تغذیه کنید
-ابزار مورد نیاز را در اختیار کارکنان خود قرار دهید
 -به کارکنان خود کمک کنید تا نقش خود را درک کنند
 -افراد را برای تصمیم گیری توانمند کنید
 -معیارهایتان را بسنجید
 -اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما آموزش های مورد نیازشان را دریافت می کنند
 -مطمئن شوید که روند درستی را در پیش گرفته اید
 -نظارت بر عملکرد و بازبینی در صورت نیاز 

1. یک چشم انداز روشن  برای شرکت تنظیم کنید 

همه چیز با یک چشم انداز شروع می شود و کل سازمان شما در آن غوطه ور می شود. شفافیت دوست شماست. چشم انداز کسب و کار شما طرحی است برای اینکه چگونه کسب و کار شما قرار است رشد کند، و باید در نظر داشته باشد که به کجا می خواهید بروید و چه برنامه ای برای دستیابی به آن دارید. در نظر بگیرید که می خواهید در چه نوع شرکتی رشد کنید. نه از نظر تعداد و درآمد، بلکه از نظر نوع کارفرما و تأثیرگذاری که می خواهید در بازار هدف داشته باشید. 

دوست دارید چه تفاوتی برای جوامع محلی، گروه های اقلیت یا جهان به عنوان یک کل ایجاد کنید؟ یک چشم انداز رشد ، کل نگر را تدوین کنید که هیچ چیز را به شانس واگذار نمی کند.

2. فرهنگ رشد را تغذیه کنید

 وقت آن است که آن چشم انداز بلندپروازانه و برنامه رشد را به نیروی کار خود منتقل کنید. دانستن اهداف بلند مدت شرکت به کارمندان کمک می کند تا نقش خود را در تصویر بزرگتر درک کنند. در بعد دیگر این روش به عنوان یک انگیزه عالی عمل می کند، زیرا آنها می دانند که کاری که انجام می دهند بر رشد شما تأثیر می گذارد. بخش دیگری از تغذیه فرهنگ رشد، اجازه دادن به افراد برای آزمون و خطاست. 
به هر حال، درس گرفتن از شکست ها، دستور محرمانه برای انجام بهتر کارها است.
 فرهنگ رشد خود را با شفافیت کامل تکمیل کنید. اگر می‌خواهید نیروی کار سازمان‌یافته و متعهد داشته باشید، به آنها اجازه دهید تا ببینند که در سایر بخش‌های سازمان چه اتفاقی می‌افتد. این به آنها نشان می دهد که اقدامات آنها چه تأثیری دارد و همچنین ارتباطات بین بخش ها را بهبود می بخشد.

3. ابزار مورد نیاز کارکنان را در اختیارشان قرار دهید

 داشتن یک چشم انداز تجاری روشن و درک روشنی از آنچه کسب و کار شما مخفف آن است مفید خواهد بود ، اما بدون ابزارهایی که به شما کمک می کند به آنجا برسید، ارزشی ندارد. با کارمندانتان بنشینید و از آنها بپرسید که چه چیزی کارشان را آسان‌تر می‌کند و به آنها اجازه دهید قبل از اینکه روی یکی مورد تصمیم نهایی بگیرید چند ابزار مختلف را آزمایش کنند. این موضوع می‌تواند یک سیستم CRM باشد که به شما کمک می‌کند فروش، بازاریابی، امور مالی و خدمات مشتری را با هم هماهنگ کنید، بنابراین زمان بیشتری را برای ارسال اطلاعات مشتری تلف نمی‌کنند.

 اگر هنوز با ایمیل‌ها، cc و هواپیماهای کاغذی کار می‌کنید، می‌تواند یک ابزار ارتباطی جدید مانند Slack باشد. ابزارهایی مانند Piktochart به کارمندان شما امکان دسترسی به انواع الگوها را می دهند، به عنوان مثال، برای ایجاد جدول زمانی. دیگر خبری از آزادسازی نیست و هرکسی به روش خود سند می سازد: در نهایت اتحاد و آرامش خاطر خواهید داشت.
 یکی دیگر از مواردی که می تواند ارزش سرمایه گذاری را داشته باشد، ابزار مدیریت پروژه است. این مورد به همه دید کلی روشنی از وضعیت یک پروژه، سهامداران و مهلت‌ها می‌دهد. اما مهمترین بخش این است که برای کارکنان خود تصمیم نگیرید که چه چیزی بهترین است - مگر اینکه به طور فعال در کنار آنها کار کنید. برای اطمینان از تصمیم خود، با آنها صحبت کنید تا بفهمید چه چیزی را از دست داده اند. این همچنین می تواند به این معنی باشد که آنها برخی از ابزارهایی را که در حال حاضر استفاده می کنند بی فایده یا وقت گیر می دانند، بنابراین برای ایجاد تغییرات آماده باشید.

4. به کارکنان خود کمک کنید تا نقش های خود را درک کنند

همانطور که برای آینده برنامه‌ ریزی می‌کنید، مهم است که به کارکنان خود کمک کنید تا نقش‌های خود و آنچه را که برای کمک به رشد شما باید انجام دهند، درک کنند. این موضوع به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند و بدانند نقاط قوتشان کجاست.

با تعریف مسئولیت ها و مسئولیت ها شروع کنید. اساساً، یک شرح شغل جدید و به روز برای همه بنویسید، به گونه ای که انگار قرار است فرد جدیدی را برای انجام کارشان استخدام کنید. چه انتظاراتی روزانه از شما می رود؟ از چه مهارت ها و منابعی استفاده خواهید کرد؟

اضافه کاری یا در فرآیند ورود، ممکن است این موارد نامشخص باشند  . کارمندان شما فراموش می کنند که چه کسی رسما مسئول چه کاری است و زمان زیادی را صرف یافتن فرد مناسب برای کار می کنند.

مشخص کنید چه کسی در چه موقعیتی مسئول است و این موضوع را آشکارا در میان بگذارید. به این ترتیب علاوه بر این که هرکس مسئولیت های خود را به طور دقیق می‌داند، کار وظایف دیگران را نیز به خوبی می شناسید و این امر به تسریع ارتباطات درون سازمانی کمک شایانی خواهد کرد.

4. افراد را برای تصمیم گیری توانمند کنید

رشد سازمان شما نیاز به تدبیر و عمل سریع دارد.در بسیاری از سازمان ها، کارمندان مجبورند برای برخی اقدامات از شخص دیگری مشاوره یا تایید بخواهند. اگرچه گاهی اوقات این به سادگی ضروری است، اما نباید استاندارد به شمار رود. چنین روالی یک رفت و برگشت ثابت ایجاد می کند، حتی اگر افراد بر اساس تجربه یا دانش از تدابیر مورد نیاز مطلع باشند ، بازهم باید پروسه های تکراری و بیهوده را برای دریافت تایید طی کنند.

به طور دقیق تر شما کارمندانتان را برای " بگذارید از مدیرم بپرسم " استخدام نکرده اید ، بلکه تجربه و دانش ها را نیاز داشته اید.

این سیاست فرآیندها را سرعت می بخشد که در نتیجه هم شما و هم مشتریانتان از مزایای آن بهره مند خواهید شد.

یکی دیگر از مزایای بزرگ این رویکرد، آن است که شما به کارکنان خود یاد می‌دهید ، هر روز بهتر باشند تا روزی برای یک نقش مدیر آماده شوند و در نهایت شاهد اشتیاق و درگیری بیشتر پرسنل در مسیر رشد مجموعه خود خواهید بود.

6. انتخاب و اندازه گیری سنجه های مناسب

اگر اصلاً KPI ها را اندازه نمی‌گیرید، این نشانه ای برای شروع است.

شاخص های عملکرد باید برای ایجاد انگیزه در افراد و کمک به آنها در ساختاردهی کارهای خود استفاده شود نه راهی برای آسان کردن مجازات !

به همین دلیل است که باید KPI های خود را به خوبی تعریف و انتخاب کنید. آنها را به معیارهایی مرتبط با رشد شرکت و همچنین به رشد شخصی کارکنان خود مرتبط کنید.

کار با KPIهای این چنینی به شما کمک می کند بیشتر روی خروجی و کمتر روی ورودی تمرکز کنید. ساعت‌هایی که پشت میز سپری می‌شوند، بسیار کمتر از معاملات واقعی و اهداف بهره ‌وری است.

7. مطمئن شوید که کارکنان شما آموزش مورد نیاز خود را دریافت می کنند

همه باید در سطح مناسبی باشند تا کار خود را به طور موثر انجام دهند. اگر مطمئن نیستید که چگونه به کارکنان خود کمک کنید تا احساس اعتماد به نفس داشته باشند و بتوانند وظایف خود را انجام دهند، با تیم خود صحبت کنید و دریابید که به چه چیزی نیاز دارند.

برنامه های رشد شخصی را بخشی از سازماندهی مجدد خود قرار دهید و به کارمندان اجازه دهید تا آموزش هایی را که به نظرشان مربوط به اهدافشان است انتخاب کنند.

به یاد داشته باشید: اگر کارمندان شما همراه با پیشرفت مجموعه شما رشد نکنند، نمی توانید کسب و کار خود را توسعه دهید.

8. مطمئن شوید که فرآیندهای مناسبی را تنظیم می کنید

کسب‌وکاری که کند رشد می‌کند معمولاً نتیجه فرآیندهای ناکارآمد است و تغییر آنها ممکن است سخت باشد. اگر در حال مبارزه و تنش هستید، احتمالاً نشانه‌ای است برای فکر کردن به نحوه انجام کارها.

برای مثال ببینید چه چیزی را می توان خودکار انجام داد؟.راه‌حل‌های SaaS و ابزارهای زیادی وجود دارد که مشغله کاری را از شما دور می‌کند و به شما امکان می‌دهد روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.

9. نظارت بر عملکرد و در صورت نیاز تجدید نظر

حال همه چطور است؟ این سوال را مرتباً بپرسید و واقعاً گوش دهید. به طور مرتب پیشرفت کارمندان، تیم ها و پروژه ها را بررسی کنید و از آنها بپرسید که آیا جایی برای پیشرفت می بینند یا خیر.

در مورد برنامه های رشد خود هیجان زده شوید
سازماندهی مجدد کل کسب و کار شما در یک هفته یا یک ماه انجام نمی شود، و حفظ روال انجام کارها به صورت روان یک فرآیند مداوم خواهد بود. اما اگر با این چشم‌انداز کل ‌نگر در ذهن شروع کنید و بدانید چرا این همه کار را انجام می‌دهید، به شما و کارمندانتان کمک می‌کند صبح از رختخواب راحت بیرون بپرید و برای آن جهش رشدی که به فکرش هستید آماده شوید !

(مقاله ای از Written by: Vicky Frissen)

تیم سیزکد آماده توسعه انواع پلتفرم های تجارت آنلاین و ارائه مشاوره های تخصصی